המכתב הרשמי מאופיין במשלב פורמלי . משלב זה מתבטא באוצר מילים , כגון : אני במקום אנחנו ; לדאבוני במקום לצערי ; לסור אל במקום לגשת אל וכדומה . במכתב רשמי אין לערב ביטויי סלנג ( אחלה , חבל על הזמן . ( במכתב הרשמי מקובל יותר גם השימוש בכינויים חבורים . במקום : העבודה שלי נשלחה בדואר , או נשמח לראות אתכם בקרוב , יש להעדיף : עבודתי נשלחה בדואר , או נשמח לראותכם בקרוב . אם תוכן המכתב עוסק בכמה עניינים , חשוב למקם כל עניין בפסקה נפרדת , כך שהקוראים יקלטו מיד שמדובר בעניינים נפרדים . יש להקפיד גם על קישוריות מתאימה בין המשפטים , וכמובן , על כתיב נכון ועל פיסוק מדויק .  אל הספר
מטח : המרכז לטכנולוגיה חינוכית