למכתב רשמי יש תבנית קבועה , ואלה הם חלקיו : ו תאריך כתיבת המכתב ו פנייה אל הנמען וברכה בתחילת המכתב ו הנדון — כותרת המציינת את נושא המכתב ו גוף — תוכן המכתב מכיל לעתים קרובות פתיחה וסיום ו ברכה בסוף המכתב וחתימה של המוען הנדון במכתב הוא הכותרת שלו . בכותרת זאת כותבים בתמציתיות את הנושא הנדון במכתב , ומדגישים אותו בקו תחתי או באות . "שמנה" חשוב לציין את הנדון , כדי שבמשרדים יוכלו לדעת במהירות במה מדובר , ולהעביר את המכתב למקום המתאים . הנדון נמצא רק במכתבים רשמיים ( ולא במכתבים אישיים . ( במכתב רשמי הפנייה אל הנמען היא לפי תפקידו . תחילה שמו של הנמען מוזכר , ואחר כך התפקיד , ( למשל : מרים נווה , מנהלת מחלקה . ( כך גם בחתימת המכתב הרשמי . במכתב הרשמי אין פונים אל הנמען בשם הפרטי בלבד — גם אם מכירים אותו . מילות הברכה בפנייה : לכבוד , מר ,... ,... 'גב אדון נכבד , אדון וגברת נכבדים ובחתימה : בכבוד רב , בברכה , בתודה  אל הספר
מטח : המרכז לטכנולוגיה חינוכית